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      學會發郵件也很關鍵 申請美研成功錄取被忽視的秘訣

      • 責任編輯:ximeng.wang
      • 來源:互聯網
      • 時間:2019-01-10 17:43:26

        無論是已經赴美的同學還是正在做申請準備的同學一定都有一個發現,那就是美國人真的很喜歡用電子郵件進行溝通。無論是申請過程中的套磁還是詢問錄取情況,亦或是學習過程中咨詢問題等等,似乎對美國人而言,電子郵件才是溝通交流的首選。

        在中國,電子郵件和郵箱這種東西好像除了用來注冊各種各樣的賬號以外幾乎沒有其他作用了;但是在美國,要是學會發送郵件的正確方式,不僅能夠幫助你提高溝通的效率,有的時候更能夠為你贏得一次面試或者申請獎學金的機會。如果是要申請美國的博士,一封足以打動美國教授的電子郵件甚至直接會幫你申請成功!

        但是一涉及到發電子郵件,我們就不得不考慮中美交流的一些文字禮儀問題。雖說是禮儀,但其實也沒有那么多的條條框框,只要掌握了相關郵件的模板和不同情形下使用的句子模板,任何人都能秒變郵件達人。

        在西方國家,不論是與同學還是與教授們通郵件,我們都需要注意一些約定俗成的文法和格式。尤其是在申請過程中和教授的郵件溝通,就更要注意這些溝通的細節與專業度了。

        想象一下如果教授看到你的郵件,卻看不懂你要表達什么,也沒有什么讓教授感興趣的點,他還會過多的關注你嗎?但如果你的郵件讓教授感覺很好,迫不及待地想與你見一面,那你就成功了,沒準還會給你一個直接見面的機會也說不定哦~

        說了這么多,究竟我們在給教授發郵件的時候都需要注意什么呢?聽天道小編給你詳細的說一說吧!

        主題

        給申請學校發郵件,主題 (subject)這一欄千萬不要空著,要盡量言簡意賅地表達清楚。同時郵件的標題是很重要的一部分,一般對方的第一印象就是通過看你的標題來確定的。

        相反,一封沒有主題的郵件雖然不至于被人忽略,但給人的第一印象就不會非常好。對方會認為你沒有花足夠的心思在上面,對這次交流不夠重視。

        稱呼

        一般在第一封郵件中稱呼對方,應該用Dear Dr. *** (***是姓)其他的方式都是錯誤的。當然,我們一定要看清楚對方的簡歷,確認其確實有博士學位,才能用Dr。

        之后如果收到回信的話,我們可以根據對方的落款,決定下一次如何稱呼。如果對方落款只有名字(first name),那么下一次可以用名字稱呼。如果對方落款是全名或是名字縮寫,那么下一次仍然要用正式稱呼。其實在任何時候,用正式稱呼都是最保險的。如果是聯系不認識的教授,我們最好在見面之前一直用正式稱呼。

        正文

        正文部分和主題一樣,基本還是要保持言簡意賅的特點。因為在申請季,這些工作人員或是教授每天還會收到大量的郵件,過于冗長繁瑣的語言有時會讓讀者感到厭倦。相反,條理清晰、簡潔明了的內容往往會在不知不覺中讓對方獲得較多關于你的信息。

        所以寫電子郵件的時候,內容要盡量做到簡明扼要,與主題無關或者不必要的客套話,要盡量舍棄。同時,要注重是文章內容的邏輯清晰、條理清楚。對于我們來講,這一點往往不那么容易就做到。因為一般情況下,我們都是急于了解一些信息或有求于人才會聯系學校或教授,而這種情況下,我們通常會恨不得一下子把所有事情全部說清楚,但越這么想越容易把事情越說越糊涂。

        在寫郵件前,我們應該把要詢問的事宜都整理好,最好把前因后果都要想清楚,同時也要想好各種結果,畢竟有時我們也不清楚,看我們郵件的會是什么人。所以千萬記得,把事情陳述清楚以后,把問題清晰的羅列下來,這樣方便別人一一作答,只有這樣我們發郵件的目的才能達到。當然,也不要一股腦兒的把所有問題都搬上去,先從最緊要的問題問起,一封郵件最好也不要超過3個問題。

        用詞

        寫郵件時,我們的用詞要樸實,最好一針見血。不要刻意用自以為正式的華麗詞藻,關鍵是要用對方能看得懂的文字。

        結尾

        在結尾部分我們當然要寫上一些諸如with my best regards之類的結尾辭,一般而言,我們常會用的幾個結束詞:

        Cheers,更像是團隊之間,大家說“加油”

        Sincerely,是比較正式的場合使用,像是套磁信,其他正式文書等

        Regards,大致像此致敬禮的感覺

        Best wishes/warm wishes,友好而親切的慰問感覺

        結尾辭根據收件人,文章的語氣內容選擇就行,大多數郵件其實thanks就可以了。當然,如果遇到逢年過節或者周末的時候,大家不要忘記加上幾句Happy New Year或Have a good weekend,這樣會讓人覺得心情愉快。

        等待回復

        很多時候,教授回復你的速度取決于你發郵件的時間點以及學校工作人員的處理速度和一貫作風等等,所以等待回復的過程要有一定的耐心。在收到回復以后,不管對我們有沒有幫助,最好都回信表示感謝。

        另外,如果之前沒有說清楚的問題還可以繼續深入探討。這里最好直接在原文回復,這么做的目的是讓對方知道你已經收到了回復;更重要的是,由于他們每天需要處理大量這樣的信件,把原文引用在下面可以有助于他想起你。

        最后給大家普及一些用郵件交流的小常識,希望能夠幫到大家,最后祝大家都能被夢校錄取!

        郵件是永久性的,一旦你把它發出去了,就不可能再收回來了。只要對方收到了郵件,他就主宰了這封郵件的命運,保存或者直接把郵件放入回收站。

        郵件中不要出現表情或者表情符號,請大家一定注意這一點。同時你寫給教授的郵件不是平常在社交工具上的留言,所以千萬不要和教授開一些文字玩笑。

        郵件中千萬不要出現不正式的縮寫或是有拼寫上的錯誤,那會顯得你對這次交流很不重視。

        郵件的內容上也不要太過殷勤。雖然在郵件中我們要表現出禮貌和友好,但也要適度,畢竟在美國,阿諛奉承這一套是不管用的。

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